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FAQ’s Gruppenflüge.com


Kann man online buchen?

Bei einer Vereins- und Gruppenreise wird buchungstechnisch anders verfahren als bei einer Einzelbuchung mit anklickbaren festen Terminen. Größere Kontingente müssen sowohl bei Hotels, Fähren, Fluggesellschaften etc. vorab angefragt werden. Daher bitten wie Sie, uns im Kontaktformular ihre reisespezifischen Wünsche zu erläutern. Sie erhalten dann unser Angebot, das ab sofort als Gesprächsgrundlage dient.  Und wissen Sie, was uns am liebsten wäre? Sie greifen kurz zum Telefon und wir sprechen über ihre Reisewünsche – und auf Wunsch rufen wir Sie natürlich mit unserem Rückrufservice auch gerne zurück!


Was bedeutet eigentlich „Insolvenzversicherung“?

Erkundigen Sie sich im eigenen Interesse bei Konkurrenzangeboten für eine Pauschalreise gezielt nach dem  Kundengeld-Absicherer (in der Regel eine Versicherung)! Nach den Bestimmungen des deutschen Reiserechts dürfen bei einer Pauschalreise  Vorauszahlungen auf den Reisepreis nur gegen den Nachweis einer Insolvenzversicherung (Sicherungsschein) erhoben werden. Eine Vorauszahlung des Reisepreises ist in der Touristik üblich, da die meisten Vertragspartner vor Ort (Hotels, Reiseleiter, Fähren o. ä.) Geld im Voraus verlangen.

Sofern Sie sich keines professionellen Partners bedienen und eine Pauschalreise in Eigenregie organisieren, erhalten Sie Sicherungsscheine zum Nachweis einer Insolvenzversicherung gegen Hinterlegung einer Garantieleistung und dem Nachweis Ihrer wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit von verschiedenen Versicherungsgesellschaften. Wenn Sie Ihre Reise mit gruppenflüge.com/Sagehorn Touristik  organisieren, ist die Kundengeldabsicherung bei einer Pauschalreise natürlich schon enthalten. Handelt es sich um eine reine Flugvermittlung (also kein Paket incl. Flug, Übernachtungen, Reiseleitung etc. wie bei einer Pauschalreise), sind keine Sicherungsscheine zu vergeben.


Warum sollte ich als Reiseorganisator nicht eine Reise in Eigenorganisation durchführen?

Lesen Sie bitte unter „Reiseinfo“ unsere Ausführungen zu den Reise-Haftungsrisiken für Vereine, Gruppen und Verbände.

Der Gesetzgeber lässt hier nur einen ganz kleinen Spielraum für eigenveranstaltete Reisen. Risiken aus dieser Tätigkeit sind über die allgemeine Vereinshaftpflichtversicherung nicht abgesichert. Da die Haftungssummen z.T. erheblich sein können (z.B. bei Insolvenz der Fluggesellschaft, bei einem Busunglück etc.) muss hierfür eine besondere Reiseveranstalterhaftpflichtversicherung abgeschlossen werden. Wenn Sie Ihre Reise über vereinsreisen.com buchen, geht jedes Haftungsrisiko auf uns über - und das ist abgesichert.

Um sicher zu gehen, ist ein kompetenter Partner also in der Vorbereitung heutzutage wichtiger denn je. Vereinsreisen.com hilft Ihnen bei der Gestaltung und Sie können Ihre Vorstellungen in den Reiseverlauf integrieren.


Sollte man sich bei einer Auslandsreise zusätzlich krankenversichern?

Die Antwort lautet: Ja, weil es auch wenig kostet! Erfragen Sie bei Ihrem Vertrauensmann in Versicherungsfragen einen günstigen Tarif oder informieren Sie sich umfassend online auf unseren Seiten.  Bei Krankheit im Ausland entstehen häufig wesentlich höhere Kosten, als im Inland. Gerade bei schwereren Eingriffen können diese Mehrkosten viele tausend EUR betragen. Es gibt auch extra Tarife einer Auslandskrankenversicherung für alle Teilnehmer einer Gruppe. Wir übersenden Ihnen gerne diesbezügliche Informationen und stehen Ihnen jederzeit mit Rat und Tat gerne zur Verfügung.


Ab wie viel Personen gilt man bei den Airlines als Gruppe?

Hier hat sich die Gruppengröße von 10 Personen als Standard durchgesetzt. Mindestens 10 Personen ergeben eine Gruppe, d.h. mindestens 10 Flugtickets müssen ausgestellt werden. Weniger als 10 Personen gelten nicht als Gruppe mit der Folge, dass Einzeltickets gebucht werden müssen.


Warum gibt es keinen Gruppenrabatt, wenn ich mit einer Gruppe verreise?

Die Fluggesellschaften kalkulieren in der Regel die Sitze eines Flugzeugs mit ganz unterschiedlichen Preisen, dies nennt man auch Yield Management. So gibt es immer nur eine kleine begrenzte Anzahl an sehr günstigen Tickets, die als so genannte Frühbucherrabatt-Tickets verkauft werden. Wenn man z.B. mit einer Gruppe von 25 Personen verreist, würde das bedeuten, dass die ersten 5 ein sehr günstiges Flugticket bekommen und die anderen 20 Reisenden ein teueres Flugticket kaufen müssten. Da aber alle in der Gruppe den gleichen Preis zahlen sollen, wird das Flugticket zu einem Durchschnittspreis verkauft. Dennoch gilt, je eher man einen Gruppenflug bucht, umso günstiger ist der Preis.


Yield Management – nie gehört?

Das Yield Management (Ertragsmanagement) ist ein Instrument zur simultanen und dynamischen, meist rechnergestützten Preis- und Kapazitätssteuerung. Vom Prinzip her handelt es sich beim Yield Management um eine spezielle Form der Preisdifferenzierung. Eine Besonderheit ist hier dabei, dass es auf einer Kontingentierung basiert. Ist ein Kontingent aufgebraucht, ist der zugehörige Tarif nicht mehr verfügbar. Eine Airline gibt z.B. 15 Plätze für 1 € frei und 20 zum halben Preis. Wer zuerst kommt, bekommt den billigsten noch verfügbaren Tarif - nach außen sieht es so aus, als würden die Preise mit der Zeit steigen.

Yield-Management schafft die Grundlage für die Budgeterstellung und muss in alle Marketingaktivitäten integriert sein. Gutes Yield-Management schafft eine gleichmäßige Auslastung auch bei stark schwankender Nachfrage und maximiert den Gesamtertrag einer Leistungseinheit, auch wenn die Durchschnittspreise geringer als geplant ausfallen können. Ursprünglich wurde es von American Airlines im Zuge der Deregulierungen des Luftfahrtsektors entwickelt. Inzwischen sind entsprechende Techniken und Systeme bei jeder größeren Airline zu finden. Außerhalb des Luftfahrtsektors wird Yield-Management vor allem bei Hotels, im Transportgewerbe und von Autovermietungen eingesetzt (unter bestimmten Voraussetzungen generell für Dienstleistungsanbieter geeignetes Instrument der Preispolitik).


Passagierliste: wann?

In der Regel müssen die Passagiernamen bis 30 Tage vor Abflug bei den Airlines gemeldet werden. Diese Fristen variieren von Airline zu  Airline und sind auch von den Saisonzeiten abhängig. Die Bedingungen sind bei einzelnen Airlines unter Umständen in der Hochsaison restriktiver als in der Nebensaison.


Der Gruppentarif -Vorteile?

Sobald ein Gruppentarif gebucht wird, werden von Anfang an Plätze in einem Flugzeug geblockt, auch wenn man noch gar nicht genau weiß, welche Personen mitfliegen. Somit ist eine flexiblere Handhabung bei den Passagiernamen gegeben. Genauere Bedingungen sind airline-spezifisch sehr unterschiedlich. Diese Bedingungen werden bei der Buchung einer Gruppenreise mitgeteilt.

Meist müssen die konkreten Namen der Passagiere erst kurz vor dem Ticketing angegeben werden. Falls vor der Ticketausstellung noch eine Namensänderung durchgeführt werden muss, geschieht das in der Regel kostenlos - dies wäre bei einem Einzelticket nicht so. Wenn sich nach der Ticketausstellung noch Änderungen an Passagieranzahl und –namen ergeben, fordern die meisten Airlines zwar Stornokosten, allerdings liegen diese in der Regel unter den Stornokosten der Einzelbuchung.

Einmal als Gruppe gebucht, steht der Gruppe der Anspruch auf einen gemeinsamen Transport zu. So werden z.B. Schülergruppen nicht getrennt fliegen müssen, falls eine Maschine ausfällt und die Passagiere auf Ersatzmaschinen verteilt werden.

Die vollständige Zahlung der Tickets erfolgt bei einer Gruppenbuchung erst ca. 30 Tage vor Abflug (bei Ticketausstellung). Einzeltickets hingegen müssten sofort bezahlt werden. Einige Airlines allerdings verlangen bei Buchungsbestätigung eine Anzahlung in Höhe von 10 – 20 %.


Gruppentarif - welche Besonderheiten gelten hier?

Ab einer Personenanzahl von 10 ist man von manchen Airlines verpflichtet einen Gruppentarif zu buchen. Bei Nichtbeachtung dieser Regel kann es unter Umständen zur Stornierung der Buchung oder zu einer Nachbelastung seitens der Airline kommen.

Ein Gruppentarif kann auch angewendet werden, wenn es sich nur um einen einfachen Flug handelt. Ob Hinflug oder Rückflug ist dabei nicht relevant. Bei individuellen Zubringerflügen zum Langstreckenflug muss nicht gemeinsam geflogen werden. In der Regel kann ein Angebot von der Airline erst erstellt werden, wenn die Gruppenreise weniger als  330 Tage in der Zukunft liegt.
Die Stornobedingungen bei einer Gruppenbuchung sind in der Regel und erfreulicherweise kulanter als bei Einzelbuchungen, so dass im Fall einer Stornierung der finanzielle Aufwand viel geringer ist.


Was bedeutet „Linienflug“?

Ein Linienflug ist das Angebot eines Flugtransportunternehmens, zu bestimmten Zeiten, die in einem Flugplan hinterlegt sind, um unabhängig von der tatsächlichen Auslastung eine Transportleistung zu erbringen. Diese kann dann für Personen oder Waren zu bestimmten Bedingungen gebucht werden. Im Gegensatz zum Charterflug übernimmt hier die Fluggesellschaft das wirtschaftliche Risiko. Außerdem werden in der Regel mehrere Flugklassen angeboten.


Was bedeutet „Charterflug“?

Der Charterflug ist im Gegensatz zum Linienflug eine nur gelegentliche bzw. zu bestimmten Anlässen betriebene Beförderung von Personen und Gütern.
Der Begriff Charterflug bedeutet in Abgrenzung zum Linienflug, dass ein Reiseveranstalter bei einer Fluggesellschaft auf eigenes Risiko Flugplätze chartert/einkauft, um sie beispielsweise mit Unterkünften in einem Hotel und einem Transfer vom Flughafen zum Hotel zu einer Pauschalreise zu bündeln und dann zu einem Gesamtpaketpreis zu verkaufen.


Wie sieht es mit den Stornobedingungen aus?

Meist müssen die konkreten Namen der Passagiere erst kurz vor der Ticketausstellung angegeben werden. Falls vor der Ticketausstellung noch  Namensänderungen durchgeführt werden, geschieht dies in der Regel kostenlos. Dies wäre bei einem Einzelticket nicht der Fall. Wenn sich nach der Ticketausstellung noch Änderungen an Passagieranzahl und –namen ergeben, fordern die meisten Airlines zwar Stornokosten, allerdings liegen diese auch weit unter den Stornokosten, als bei einer Einzelbuchung. Die konkreten Stornobedingungen werden erst bei der Buchung von der jeweiligen Airline bekannt gegeben.


Gruppenflüge mit Low Cost Airlines

Bei den Billigfliegern stehen niedrige Kosten an erster Stelle, um Sie zu möglichst niedrigen Tarifen befördern zu können.  In der Regel bekommen Sie keine Mahlzeit und anderen zusätzlichen Service geboten, aber Sie bezahlen auch nicht dafür. Meist erhalten Sie keinen Flugschein, sondern per E-Mail eine Bestätigungsnummer und bei einigen Billigfliegern ein Ticket-Coupon.


Wann muss bezahlt werden?

Grundsätzlich gelten die Ausführungen in den Allgemeinen Reisebedingungen, die auch die Modalitäten der Bezahlung einer Reise ausführlich beschreiben.

In der Regel  erhalten Sie eine Anzahlungsrechnung in Höhe eines mit Ihnen abgestimmten Pauschalbetrages. Sie sind dabei der alleinige Ansprech- und Abrechnungspartner und handeln im Auftrag Ihrer Gruppe. Die Hauptrechnung ist dann - vergleichbar dem Busgeschäft - 30 Tage vor Reiseantritt zahlbar. Durch Ab- und Anmeldungen bis zum Abfahrtstermin wird ggf. eine weitere Abrechnung  vor der Abreise erstellt.


Welche Unterlagen erhalte ich vor Reiseantritt?

Ca. 10 – 7 Tage vor Reiseantritt und nach vollständiger Bezahlung erhalten Sie unsere Reiseunterlagen auf dem Postwege zugeschickt. In der Mappe sind enthalten:

  • Info-Blatt/Info-Mappe mit Buchungscode und allen Detailangaben
  • z.T. Hotelprospekte
  • Hotel-Voucher
  • Ggf. Voucher für Eintritte, Fähren, Restaurant-Besuche etc.
  • Stadtpläne
  • Vorschläge zur Ausgestaltung des weiteren Programms vor Ort

Warum haben einige Hotels kein Stern-Angabe?

Diese Betriebe haben an der freiwilligen Zertifizierung nicht teilgenommen. Eine Bewertung des Betriebes ist damit aber nicht verbunden. Die gängigsten  Hotels und Gasthäuser im Gruppenbereich liegen zwischen ** und ****Sternen.

**Hotel: Zweckmäßige und gute Gesamtausstattung mit mittlerem Komfort. Die Ausstattung muss in einen guten Erhaltungszustand sein, bei guter Qualität. Die Funktionalität steht im Vordergrund bei gepflegtem Gesamteindruck.

***Hotel: Gute und wohnliche Gesamtausstattung mit gutem Komfort. Ausstattung von besserer Qualität. Optisch ansprechender Gesamteindruck, wobei auf Dekoration und Wohnlichkeit Wert gelegt wird.

****Hotel: Hochwertige Gesamtausstattung mit gehobenem Komfort. Ausstattung in gehobener und gepflegter Qualität. Aufeinander abgestimmter optischer Gesamteindruck von Form und Materialien. Lage und Infrastruktur des Hauses genügen gehobenen Ansprüchen.


Können Sie neben Ihrem Reise-Know-how auch andere Hilfestellungen zum Thema „Vereine und Verbände“ geben?

Hier fühlen wir uns in der Funktion als Beirat geradezu “berufen“ und verweisen gerne auf den bdvv – den Bundesverband Deutscher Vereine und Verbände (vgl.www.bdvv.de) .

Die existierenden Verbände als »Dachorganisationen« sind fachspezifisch ausgerichtet, d. h. auf den jeweiligen Vereinszweck bezogen gegründet. Dies führt häufig dazu, dass die allgemeinen Informationen zu zweckübergreifenden Themen wie Recht, Steuern, Fundraising, Mittel-verwaltung und wirtschaftliche Geschäftsbetriebe wie Sponsoring und Benefizevents nicht hinreichend zum Vorteil der Mitgliedsvereine »bedient« werden können.

Der bdvv unterstützt die Vereine und deren Mandatsträger bei der Vereinsarbeit in rechtlichen-, organisatorischen und steuerlichen Fragen oder indem er Arbeitsgrundlagen wie Formulare und Verträge zur Verfügung stellt.

Darüber hinaus ist der bdvv bei der Suche nach Sponsoren beratend tätig und bietet ein umfangreiches Seminarangebot für die Weiterbildung im Bereich der Vereinsarbeit an. Der bdvv vertritt die Interessen der Vereine gegenüber Behörden und Politik. Gerade durch den zunehmend starken Einfluss der EU ist es wichtig, hier Flagge zu zeigen und so für den Fortbestand und den Ausbau des Vereinswesens in Deutschland einzutreten.

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